Préparer un audit AESA ne consiste pas simplement à rassembler des documents quelques jours avant l’arrivée de l’auditeur.
Un audit AESA vise à vérifier que ce que votre organisme déclare faire dans son exposé, ses procédures et ses systèmes correspond réellement à ce qui est appliqué au quotidien.
L’auditeur va donc confronter :
La meilleure manière de réussir un audit AESA est donc simple en théorie : identifier vos propres écarts avant que l’auditeur ne les identifie pour vous.
Dans cet article, nous revenons sur les principales étapes d’un audit AESA, les points généralement examinés et les bonnes pratiques pour préparer votre organisme.
Un audit AESA est une comparaison structurée entre :
ce que votre organisme affirme faire
et
ce qu’il fait réellement.
Le premier élément se retrouve notamment dans :
Le second se vérifie sur le terrain : dans un hangar, un magasin, un bureau qualité, une salle de planification, un centre de formation, un aérodrome ou encore au travers des outils informatiques utilisés par l’organisme.
L’objectif de l’auditeur est d’identifier les éventuels écarts entre les deux.
Un audit repose donc avant tout sur des preuves.
Pour établir une non-conformité, l’auditeur doit pouvoir relier ce qu’il observe à une exigence réglementaire ou à une exigence issue de votre propre système documentaire.
Cela signifie également qu’un audit porte principalement sur les systèmes de l’organisation, et non sur les erreurs individuelles.
Si une fiche de travail n’a pas été signée, la question n’est pas seulement de savoir pourquoi une personne a oublié de signer.
Il faut aussi comprendre comment le système a permis à une fiche non signée de ne pas être détectée.
Tous les audits ne se déroulent pas de la même manière.
L’audit documentaire, ou desktop audit, est réalisé à partir des documents transmis à l’autorité.
Il peut notamment concerner :
Dans ce cas, la qualité et l’organisation de la documentation transmise deviennent particulièrement importantes.
Lors d’un audit sur site, l’inspecteur se rend physiquement dans les locaux de l’organisme.
Selon le périmètre concerné, il peut notamment examiner :
Un audit peut également être réalisé à distance.
Les documents sont alors partagés électroniquement et certaines visites ou démonstrations peuvent être réalisées par vidéo.
L’organisme doit donc être capable de retrouver et présenter rapidement les informations demandées.
L’une des principales erreurs consiste à commencer la préparation trop tard.
Une préparation efficace peut être organisée autour d’un calendrier 90 / 30 / 7 / 1.
Environ trois mois avant l’audit, l’objectif est d’identifier les éventuels problèmes structurels.
Il est important de comprendre quels domaines seront susceptibles d’être examinés.
Pour une surveillance de routine, l’inspecteur peut sélectionner plusieurs domaines à échantillonner.
Dans le cadre d’une modification, l’attention portera davantage sur la modification elle-même et sur les processus associés.
Votre propre fonction de suivi de conformité doit examiner le périmètre concerné avant l’arrivée de l’auditeur externe.
L’objectif est de vérifier notamment :
Un programme d’audit interne efficace est l’un des meilleurs moyens de détecter les dérives avant un audit externe.
Votre MOE, CAME, MOM, MTOE ou autre exposé applicable doit correspondre aux pratiques actuelles.
C’est un point essentiel.
Une procédure peut avoir parfaitement fonctionné lorsqu’elle a été rédigée puis devenir progressivement différente de la réalité opérationnelle.
Le risque est alors de créer deux systèmes :
Un audit AESA est précisément conçu pour détecter ce type d’écart.
Les constats du cycle précédent doivent également être examinés.
Il ne suffit pas qu’une action corrective ait été déclarée comme terminée.
Il faut vérifier que l’action continue réellement à fonctionner.
À environ un mois de l’audit, la préparation doit progressivement passer de la documentation au terrain.
Le dirigeant responsable peut être interrogé sur :
L’objectif n’est pas de réciter un manuel.
Il doit être capable d’expliquer le fonctionnement de l’organisation avec ses propres mots.
Chaque responsable doit également pouvoir expliquer :
Parcourez vos installations comme le ferait un auditeur.
Selon votre activité, regardez notamment :
L’objectif est de regarder votre propre organisation avec un regard extérieur.
Une semaine avant l’audit, les problèmes structurels devraient déjà avoir été identifiés.
Il s’agit surtout de vérifier que l’organisation est prête.
Assurez-vous notamment que :
Vous pouvez également réaliser des entretiens à blanc.
L’objectif n’est pas d’apprendre des réponses par cœur, mais de s’assurer que chacun comprend son rôle et sait expliquer ses pratiques.
La gestion des compétences constitue un domaine important lors des audits.
Former une personne ne signifie pas automatiquement démontrer sa compétence.
L’organisme doit pouvoir démontrer qu’une personne est capable d’effectuer correctement et en sécurité les tâches qui lui sont confiées.
Selon le rôle concerné, le dossier peut notamment contenir :
Un auditeur peut par exemple demander :
Montrez-moi le dossier de compétence de cette personne.
Mais il peut également aller plus loin :
Comment le superviseur sait-il aujourd’hui que cette personne est compétente et autorisée pour effectuer cette tâche ?
Une matrice de compétences n’est réellement utile que si elle est maintenue à jour et utilisée dans les opérations quotidiennes.
Bien que chaque audit possède son propre périmètre, son déroulement suit généralement une structure relativement prévisible.
La réunion d’ouverture permet notamment de confirmer :
Elle pose le cadre de la journée ou de la période d’audit.
L’inspecteur peut examiner les documents, les données, les procédures, les installations et les pratiques de l’organisme.
Il peut également demander des explications au personnel.
La règle la plus simple reste souvent la meilleure :
si vous savez, répondez. Si vous ne savez pas, dites-le et recherchez l’information.
Évitez de deviner.
L’auditeur recherche des preuves, pas une réponse improvisée.
La réunion de clôture permet de présenter les conclusions de l’audit et les éventuels constats.
Pour chaque constat, il est important de comprendre :
C’est également le moment de corriger un éventuel malentendu factuel.
La réglementation distingue principalement deux niveaux de constats.
Un constat de Niveau 1 correspond à une non-conformité significative réduisant la sécurité ou la mettant sérieusement en danger.
L’autorité compétente peut alors prendre des mesures immédiates appropriées, pouvant notamment affecter les privilèges de l’organisme.
L’action de l’organisme doit être immédiate.
Un constat de Niveau 2 correspond à une non-conformité susceptible de réduire la sécurité ou éventuellement de la menacer.
Un délai est accordé pour mettre en œuvre les actions correctives appropriées.
Le traitement du constat doit donc être suivi avec attention.
Un constat qui n’est pas traité dans le délai convenu peut avoir des conséquences beaucoup plus importantes.
Un constat bien formulé peut généralement être décomposé en trois parties :
Exigence → Preuve → Écart
Quelle exigence n’a pas été respectée ?
Il peut s’agir :
Qu’a réellement observé l’auditeur ?
Par exemple :
En quoi la preuve observée ne respecte-t-elle pas l’exigence ?
Avant de commencer une action corrective, assurez-vous de comprendre clairement ces trois éléments.
La mauvaise approche consiste à simplement corriger ce que l’auditeur a vu.
La bonne approche consiste à comprendre pourquoi le système a permis à cet écart de se produire.
Un plan d’actions correctives peut notamment inclure :
L’analyse des causes racines, ou Root Cause Analysis (RCA), cherche à dépasser le symptôme.
Prenons un exemple simple :
Une personne n’a pas appliqué une procédure.
Conclure immédiatement à une « erreur humaine » ne permet pas nécessairement d’empêcher la répétition.
Il faut continuer à chercher :
Des méthodes comme les 5 Pourquoi ou le diagramme d’Ishikawa peuvent aider à structurer cette réflexion.
L’objectif est de corriger le système plutôt que simplement le symptôme.
C’est un point souvent sous-estimé.
Un constat n’est pas nécessairement clôturé simplement parce qu’une action a été réalisée.
Par exemple :
Nous avons modifié la procédure.
ou :
Nous avons organisé une formation.
Ces actions démontrent qu’une mesure a été prise.
Elles ne démontrent pas encore que cette mesure est efficace.
Une clôture complète implique notamment de vérifier que :
Cette vérification peut notamment être réalisée au travers d’un audit de suivi ou d’un échantillonnage après la mise en œuvre de l’action.
Il existe un autre risque : préparer parfaitement son organisme par rapport à des exigences qui ont entre-temps évolué.
Le cadre réglementaire AESA évolue régulièrement.
Une modification peut concerner :
Ces évolutions peuvent ensuite nécessiter :
Si une évolution réglementaire n’est pas identifiée ou analysée suffisamment tôt, l’écart peut être découvert pendant l’audit.
La veille réglementaire fait donc partie de la préparation continue aux audits AESA.
ComplyAir intervient en amont de l’audit en facilitant le suivi des évolutions réglementaires applicables à votre organisme.
La plateforme permet notamment de :
Lors d’un audit, la question n’est donc plus uniquement :
Avions-nous vu cette modification ?
mais :
Comment cette modification a-t-elle été analysée et quelle décision avons-nous prise ?
Cette traçabilité permet de démontrer plus facilement le fonctionnement de votre processus de veille réglementaire.
L’objectif n’est pas de commencer à préparer l’audit lorsqu’il est annoncé, mais de maintenir l’organisme prêt tout au long de l’année.
Pour préparer efficacement un audit AESA :
Un organisme réellement préparé à un audit AESA n’est pas un organisme qui devient conforme quelques jours avant l’arrivée de l’inspecteur.
C’est un organisme dont le système de conformité est capable, tout au long de l’année, de détecter ses propres dérives avant qu’un auditeur externe ne le fasse.
